Les comunitats de propietaris. Són obligatòries? Com es constitueixen?

Les preguntes que apareixen en el títol d'aquest article són força freqüents en el nostre àmbit de treball. A continuació intentarem donar resposta a totes dues però abans vegem què comporta i què significa aquest acte de constitució d'una comunitat de propietaris.

Objectius de la creació d’una Comunitat de propietaris

La constitució d'una Comunitat de propietaris és un tràmit que servirà per organitzar un grup de veïns o copropietaris, delimitant i diferenciant les zones privatives de les comunes, el repartiment de les diferents despeses i quina serà també la configuració de l'organització que garanteixi els drets de tots els propietaris, així com el compliment dels seus deures.

La constitució facilitarà la contractació de tots els mantenidors i proveïdors de la Comunitat, des de l’empresa proveïdora d’electricitat fins a l’empresa encarregada del manteniment de l'ascensor, passant per la resta de proveïdors i empreses que prestin algun tipus de servei a la propietat.

En resum, constituir una comunitat de propietaris és garantia d'una convivència més simple i ordenada per a tots els veïns que la composin.

És obligatori constituir una Comunitat de Propietaris?

Actualment no hi ha cap obligació per a constituir una Comunitat de propietaris. Malgrat això, la majoria de les finques de nova creació constitueixen l’esmentada Comunitat, moltes vegades inclús abans de la finalització de l'obra, gestió realitzada pel propi promotor de la mateixa ja que és ell qui disposa de tota la informació respecte a l'edifici i els propietaris.

De tota manera, qualsevol propietari pot sol·licitar-ne la creació i si disposa d'una majoria simple (nombre de propietaris + suma de coeficients) pot determinar aquesta constitució.

Constituir una Comunitat de propietaris és un tràmit que permet organitzar un grup de veïns o copropietaris, establir un límit entre les zones privatives de les comuns així com del repartiment de les diferents despeses i configurar la organització que garanteixi els drets i deures de tots els propietaris.

Constituir una comunitat: requisits i votacions

Per constituir una comunitat de propietaris només cal un únic requisit: convocar una junta de constitució.

La Llei de Propietat Horitzontal tampoc no estableix un mínim de titulars que la propietat ha de tenir per poder constituir-la, per la qual cosa si una comunitat de propietaris està formada per una única persona, seria igualment vàlida.

Aquesta junta serà la primera i en ella es definiran les bases per a poder actuar com a tal. Però, com s’ha de preparar aquesta junta constitutiva?

Tant si es tracta d'una Junta Ordinària com Extraordinària, s'haurà de convocar amb el termini legal estipulat. En el cas de les Juntes Ordinàries es tindrà en compte el termini mínim de 8 dies mentre que en les Extraordinàries no hi ha termini mínim establert, indicant la llei que s’ha de donar temps per a la recepció de la convocatòria a tots els propietaris de la finca.

En tractar-se d’un acte de constitució de la Comunitat es requereix l’assistència de la majoria de propietaris i que la suma dels seus coeficients superi el 50% del coeficient total del immoble.

En el moment de la votació, es tindrà en compte que els vots dels copropietaris no assistents que estiguin al dia de pagament de les quotes s'afegiran a la majoria de vots obtinguda. Aquests copropietaris, amb posterioritat a la recepció de l’acta, si no estan d'acord amb l'acord disposaran d'un termini legal per fer constar la seva disconformitat i canviar la direcció del seu vot.

També cal tenir en compte que, encara que és mínim, constituir una comunitat té un cost que només s'haurà d’afrontar en el moment de gestionar la constitució. Les despeses associades a la constitució d’una Comunitat de propietaris són:

• Llibre d'Actes: es pot trobar a qualsevol papereria i costa aproximadament uns 25€.
• Legalitzar la Comunitat de Propietaris: aquest tràmit es realitza en el Registre de la Propietat, amb un cost aproximat de 35€.

Per tant, constituir una comunitat de propietaris té actualment un cost d’uns 60€ actualment.

Quins passos cal seguir?

Arribats a aquest punt, veiem les passes a seguir per constituir formalment una Comunitat de propietaris.

1. Conéixer l'estat de la comunitat

Primer, cal saber l'estat de la Comunitat de propietaris. Aquesta informació es troba a l’escriptura de la Divisió Horitzontal del immoble, podent sol·licitar una còpia al Registre de la propietat. Les dades que es solen demanar com a verificador al Registre de la propietat són el nom complet de qualsevol dels propietaris.

La divisió horitzontal ens indica el coeficient de cadascun dels habitatges i locals, dada clau aquesta per poder establir el repartiment de despeses i conèixer els elements comuns de la finca (habitatge porteria, cambres, habitacles, etc.).

2. Convocar la Junta de constitució d’una comunitat

Un cop coneguem el nombre total de departaments que formen la comunitat el següent pas és convocar una Junta de constitució per establir les bases del seu funcionament efectiu com a comunitat de veïns. En aquesta junta cal especificar amb claredat:

• Indicar que es tracta d'una “Junta de constitució de la comunitat X”.
• Incloure a l'Ordre del Dia que es tractarà la constitució de la comunitat i que es votarà la seva aprovació.
• Incloure els temes detallats en el proper apartat coma punts de l'Ordre del Dia.

Per constituir una Comunitat de Propietaris es requereix de la assistència de la majoria de propietaris i que la suma dels seus coeficients superi el 50% del coeficient total de l’immoble.

3. Assumptes a tractar a la junta de constitució

Els aspectes bàsics a tractar són:

• Aprovació de la constitució de la comunitat.
• Escollir la primera junta directiva, que estarà formada pel president de la comunitat, el secretari i l'administrador (si n'hi hagués).
• Acordar la sol·licitud del NIF comunitari (a tramitar a la Delegació d'Hisenda corresponent).
• Acordar, si escau, l'obertura d'un compte corrent a nom de la comunitat.
• Aprovar l'inici de gestió de la comptabilitat i establir un pressupost amb el corresponent fons de reserva que com a mínim haurà de ser del 5% de l'import total del pressupost anual.

4. Redactat de l’acta de constitució

El punt següent és la redacció de l'acta, en la que han de constar tots els acords establerts.

Ha de constar el nom de la comunitat, la data, l'hora d'inici i la finalització de la sessió, així com l'aprovació d'aquesta constitució.

La redacció de l’acta és una tasca a càrrec del President o del Secretari Administrador de finques.

Per a completar l’acta també s’ha de deixar constància del que segueix:

• Que es constitueix la comunitat.
• Els veïns que hi han assistit.
• Votacions a favor de la constitució.
• Resta d'acords presos a la resta de punts de l'Ordre del Dia.

Per facilitar el redactat s’ha de tenir en compte que no fa falta registrar a l’acta de forma literal tot el que es digui a la reunió, és suficient si s’hi plasma de forma clara el que s’ha comentat així com els punts rellevants i aprovats.

5. Legalització del Llibre d'actes

Avui dia podem trobar Llibres d'actes amb fulls movibles per poder imprimir fàcilment sense haver d'escriure a mà tot el text. El seu preu ronda els 25€ i la legalització del mateix, depenent del Registre, pot suposar una despesa de 35€ aproximadament.

En el Registre de la Propietat sol·licitaran l'acta de constitució degudament signada pel president i el secretari de la comunitat. Després d’aquest pas, ja tindrem la comunitat constituïda.

Si cal, els nostres especialistes en administració de finques li poden aclarir qualsevol dubte que vostè tingui respecte a aquest tema.