Las Comunidades de propietarios. ¿Son obligatorias?¿Cómo se constituyen?

Las preguntas que aparecen en el título de este artículo son bastante frecuentes en nuestro ámbito de trabajo. A continuación vamos a intentar dar respuesta a ambas pero antes veamos qué comporta y qué significa ese acto de constitución de una Comunidad de propietarios.

Objetivos de la creación de una Comunidad de propietarios

La constitución de una Comunidad de propietarios es un trámite que servirá para organizar un grupo de vecinos o copropietarios, delimitando y diferenciando las zonas privativas de las comunes, cuál será el reparto de los diferentes gastos y cuál será también la configuración de la organización que garantice los derechos de todos los propietarios, así como el cumplimiento de sus deberes.

La constitución facilitará la contratación de todos los mantenedores y proveedores de la Comunidad, desde la empresa proveedora de electricidad hasta la empresa encargada del mantenimiento del ascensor, pasando por el resto de proveedores y empresas que presten algún tipo de servicio a la propiedad.

En resumen, constituir una comunidad de propietarios es garantía de una convivencia más simple y ordenada para todos los vecinos que la compongan.

¿Es obligatorio constituir una Comunidad de propietarios?

En la actualidad no existe ninguna obligación de constituir una Comunidad de propietarios. No obstante, la mayoría de las fincas de nueva creación constituyen dicha Comunidad, muchas veces incluso antes de la finalización de la obra, en una gestión realizada por el propio promotor de la misma ya que es él quien dispone de toda la información respecto al edificio y los propietarios.

Sin embargo, cualquier propietario puede solicitar su creación y si dispone de una mayoría simple (número de propietarios + suma de coeficientes) puede determinar dicha constitución.

Constituir una Comunidad de propietarios es un trámite que permite organizar un grupo de vecinos o copropietarios, establecer un límite entre las zonas privativas de las comunes así como del reparto de los diferentes gastos y configurar la organización que garantice los derechos y deberes de todos los propietarios.

Constituir una comunidad: requisitos y votaciones

Para constituir una comunidad de propietarios sólo es preciso cumplir con un único requisito: convocar una junta de constitución.

La Ley de Propiedad Horizontal tampoco establece un mínimo de titulares que la propiedad debe tener para poder constituirla, por lo que si una comunidad de propietarios está formada por una única persona, sería igualmente válida.

Ésta junta será la primera y en la cuál se definirán las bases para poder actuar como tal. Pero ¿cómo se debe preparar esta junta constitutiva?

Tanto si se trata de una Junta Ordinaria como Extraordinaria, se deberá convocar con el plazo legal estipulado. En el caso de las Juntas Ordinarias se tendrá en cuenta el plazo mínimo de 8 días mientras que en las Extraordinarias no existe un plazo mínimo establecido, siendo que indica la ley que se ha de dar tiempo para la recepción de la convocatoria a todos los propietarios de la finca.

Al tratarse de un acto de constitución de la Comunidad se requiere que asista la mayoría de propietarios y que la suma de sus coeficientes supere el 50% del coeficiente total del inmueble.

En el momento de la votación deberá tenerse en cuenta que los votos de los copropietarios no asistentes que estén al día de pago de sus cuotas se añadirán la mayoría de votos obtenida. Dichos copropietarios, con posterioridad a la recepción del acta, si no estuvieran de acuerdo con lo establecido en la votación dispondrán de un plazo legal para hacer constar su disconformidad y cambiar la dirección de su voto.

También hay que tener en cuenta que, aunque es mínimo, constituir una comunidad tiene un coste que sólo deberá afrontarse en el momento de gestionar la constitución. Los gastos asociados a la constitución de una Comunidad de propietarios son:

• Libro de Actas: se puede encontrar en cualquier papelería y cuesta aproximadamente unos 25€.
• Legalizar la Comunidad de Propietarios: este trámite se realiza en el Registro de la Propiedad, con un coste aproximado es de unos 35€.

Por lo que constituir una Comunidad de propietarios tiene actualmente un coste de unos 60€.

¿Qué pasos hay que seguir?

Llegados a este punto, veamos los pasos a seguir para constituir formalmente una Comunidad de propietarios.

1. Conocer el estado de la comunidad

Primero hay que conocer el estado de la Comunidad de propietarios. Esta información se encuentra en la escritura de la División horizontal del inmueble, pudiendo solicitarse una copia en el Registro de la propiedad. Los datos que se suelen pedir como verificador en el Registro de la propiedad son los nombres completos de cualquiera de los propietarios.

La División horizontal nos indica el coeficiente de cada una de las viviendas y locales, dato este clave para poder establecer el reparto de gastos y conocer cuáles son los elementos comunes de la finca (vivienda portería, cuartos, habitáculos, etc.).

2. Convocar la Junta de constitución de una comunidad

Una vez conozcamos el número total de departamentos que forman la comunidad el siguiente paso es convocar una Junta de constitución para sentar las bases de su funcionamiento efectivo como comunidad de vecinos. En esta junta hay que especificar con claridad:

• Indicar que se trata de una “Junta de constitución de la comunidad X”.
• Incluir en el Orden del Día que se tratará la constitución de la comunidad y que se votará su aprobación.
• Incluir los temas detallados en el siguiente apartado como puntos del Orden del Día.

Para constituir una Comunidad de Propietarios se requiere la asistencia de la mayoría de propietarios y que la suma de sus coeficientes supere el 50% del coeficiente total del inmueble.

3. Asuntos a tratar en la junta de constitución

Los aspectos básicos a tratar son:

• Aprobación de la constitución de la comunidad.
• Elegir la primera junta directiva, que estará formada por el presidente de la comunidad, el secretario y el administrador (si lo hubiere).
• Acordar la solicitud del NIF comunitario (a tramitar en la Delegación de Hacienda correspondiente).
• Acordar, si corresponde, la apertura de una cuenta corriente a nombre de la comunidad.
• Aprobar el inicio de gestión de la contabilidad y establecer un presupuesto con su correspondiente fondo de reserva que como mínimo deberá de ser del 5% del importe total del presupuesto anual.

4. Redactado del acta de constitución

El siguiente punto es la redacción del acta, en la cual deberán constar todos los acuerdos tomados.

También deben constar en el acta el nombre de la comunidad, la fecha, hora de inicio y finalización de la sesión, así como la aprobación de dicha constitución.

La redacción del acta es una tarea a cargo del Presidente o del Secretario administrador de fincas.

Para completar el acta también debe dejarse constancia de lo siguiente:

• Que se constituye la comunidad.
• Los vecinos que han asistido.
• Votaciones a favor de la constitución.
• Resto de acuerdos tomados en el resto de puntos del Orden del Día.

Para facilitar el redactado hay que tener en cuenta que no es necesario registrar en el acta de forma literal todo lo que se dice en la reunión, con plasmar de forma clara lo que se ha comentado así como los puntos relevantes y aprobados ya es suficiente.

5. Legalización del Libro de Actas

Hoy en día resulta fácil encontrar Libros de actas con hojas movibles para poder imprimir fácilmente sin tener que escribir a mano todo el texto. Su precio ronda los 25€ y la legalización del mismo, dependiendo del Registro, puede suponer un gasto de unos 35€ aproximadamente.

En el Registro de la Propiedad solicitarán el acta de constitución debidamente firmada por el presidente y el secretario de la comunidad. Tras este paso, ya tendremos la comunidad constituida.

Si es necesario, nuestros especialistas en administración de fincas pueden aclararle cualquier duda que pueda usted tener respecto a este tema.