Tipos de cuentas bancarias en las comunidades de propietarios

En una comunidad de propietarios la contabilidad es sumamente importante para la gestión y control de los servicios de mantenimiento de la finca, ya sean estos de carácter ordinario (como los pagos habituales de facturas de luz y agua, el seguro comunitario, el mantenimiento del ascensor, la limpieza de la escalera o la revisión y retimbrado de extintores) como de recaudación de derramas ante una obra de máxima envergadura como puede ser una rehabilitación integral del edificio.

Estar al día de los recibos de comunidad (cuotas, provisiones de fondos, fondos de reserva, derramas) es primordial para poder hacer frente a todos los pagos que deben abonarse para el buen funcionamiento y mantenimiento de la finca.

Una parte fundamental en la contabilidad de una comunidad de propietarios son las cuentas bancarias y existen distintas posibilidades a la hora de crearlas y gestionarlas. Veamos las principales características de las distintas opciones.

Las comunidades de propietarios no están obligadas a tener una cuenta bancaria

Es importante tener en cuenta que las comunidades de propietarios pueden disponer o no de su propio número de cuenta bancario, según decidan los vecinos que la componen.

En el caso que la comunidad disponga de una cuenta el titular de la misma siempre será la propia comunidad de propietarios con sus respectivos autorizados.

Otra opción es que la comunidad no disponga de cuenta bancaria propia. Si este es el caso, entonces puede operar con la cuenta del administrador de la finca, siendo este el titular de dicha cuenta.

Así pues, en función de estas dos posibilidades podemos encontrarnos con diferentes tipos de gestión en lo que a cuentas bancarias de comunidades de propietarios se refiere.

Cuenta conjunta o mancomunada

Se trata de una cuenta con dos o más titulares representantes de la comunidad, compartiendo dicha titularidad con el administrador de la finca.

En este caso, el administrador podrá visualizar la cuenta pero no podrá realizar movimientos sin el consentimiento de todos los titulares, siendo obligatoria la firma de todos ellos para realizar cualquier operación.

No obstante, esta opción puede ser configurable ya que existe la posibilidad de definir una cantidad máxima de dinero a implicar en una operación o establecer qué tipo de operaciones se pueden realizar sin que sean necesarias todas las firmas.

• Pros: la comunidad debe validar todos los pagos que se realicen, por lo que tiene el control de la cuenta y conoce cada uno de sus movimientos.
• Contras: si los titulares de la cuenta no tienen demasiado tiempo o no están interesados en temas de la comunidad, puede provocar serios retrasos a la hora de pagar facturas.

Cuenta indistinta o solidaria

En este caso estamos hablando de una cuenta con varios titulares que, a diferencia de la cuenta conjunta o mancomunada, necesita una única firma de cualquiera de los titulares para autorizar cualquier operación como retirar fondos, hacer ingresos, realizar transferencias o emitir cheques.

• Pros: la comunidad conoce cada uno de sus movimientos.
• Contras: se debe confiar plenamente en toda la Junta Directiva representante de la comunidad para evitar fraudes o posibles desvíos de movimientos.

Cuenta única

La comunidad no dispone de cuenta bancaria y opera con la cuenta bancaria del administrador de la finca, que es el titular, de forma que lo autoriza para gestionar y operar los movimientos no siendo necesaria la firma del representante de la comunidad.

Este sistema es el más utilizado en la Unión Europea, donde lo emplean hasta un 75% de las comunidades de propietarios existentes. En Francia, por ejemplo, es el único sistema que existe a día de hoy.

• Pros: su gestión es más ágil y rápida y se evita la posibilidad de que uno de los autorizados se apropie del dinero indebidamente. A nivel económico, como ventajas añadidas la comunidad no tendrá que pagar ningún tipo de comisión bancaria y, en caso de urgencia, se pueden evitar problemas de pagos a proveedores. La cuenta única es verificada diariamente, por lo que los gastos e ingresos suelen estar al día, siendo posible saber en todo momento el estado de morosidad de una finca o qué facturas periódicas se encuentran pendientes de cobro.
• Contras: si se quiere tener control diario de los movimientos de la comunidad, esta modalidad no es posible ya que en ella está incluido el saldo de todas las comunidades.

La figura del autorizado como pieza clave

Las cuentas bancarias de las comunidades de propietarios operarán siempre bajo la figura del autorizado, pieza clave en todo este engranaje, ya que dispone de las ventajas del titular y puede controlar la cuenta.

Es importante destacar que pese a que el autorizado puede hacer todo tipo de operaciones financieras (previa autorización del titular) lo que no podrá hacer nunca es cancelar una cuenta bancaria.

Se pueden establecer límites de operativa para los autorizados, como por ejemplo establecer una cantidad máxima de retirada de dinero.

¿Qué ocurre con los autorizados cuando hay cambio de Junta Directiva?

Cuando hay cambio de Junta Directiva se deben actualizar los autorizados, presentando el acta de nombramiento junto con sus DNI a la entidad bancaria con la que se opera.

Puede parecer un trámite sencillo pero esta tarea puede ser complicada ya que, dependiendo del banco, deberán acudir a firmar todas las personas implicadas, tanto de la junta saliente como de la entrante, de forma que se exija la presencia de todos los autorizados para firmar y autorizar el cambio de presidencia en la misma oficina bancaria el mismo día a la misma hora.

Algunos bancos requieren de la presencia de todos los autorizados, tanto salientes como entrantes, el mismo día y hora en su oficina para proceder a la actualización de los autorizados de la cuenta.

Documentos necesarios para abrir una cuenta comunitaria

Si en Junta de Propietarios la comunidad decide abrir una cuenta bancaria deberá aportarse para el trámite el acta de dicha junta además de la documentación siguiente:

• Escritura de constitución de la comunidad.
• DNIs de las personas que deban inscribirse como autorizados en la cuenta de la comunidad.
• Acta de la comunidad de propietarios en la que se acredite a qué personas se escoge para que consten como autorizadas en la cuenta a crear.
• NIF de la Comunidad de Propietarios (Identificación Fiscal).

El trámite de apertura de una cuenta bancaria debe hacerse de forma presencial, así como el cambio de firmas en posteriores cambios de presidencia.

Cabe destacar también que las entidades bancarias no pueden proporcionar datos telefónicamente, por lo que si se precisa conocer el saldo de la cuenta se deberá hacer de manera presencial en algunos casos.

Por otra parte, si se quiere simplificar la operativa y contratar los servicios de un banco que opere sólo por Internet debe tenerse en cuenta que es habitual que este tipo de bancos no admiten la creación de cuentas para comunidades de propietarios.