Tipus de comptes bancaris a les comunitats de propietaris

En una comunitat de propietaris la comptabilitat és de vital importància per a la gestió i el control dels serveis de manteniment de la finca, ja siguin aquests de caràcter ordinari (com els pagaments habituals de factures de llum i aigua, l’assegurança comunitària, el manteniment de l’ascensor , la neteja de l’escala o la revisió i retirada d’extintors) com de recaptació de derrames davant d’una obra de màxima envergadura com pot ser una rehabilitació integral de l’edifici.

Estar al dia dels rebuts de comunitat (quotes, provisions de fons, fons de reserva, derrames) és primordial per poder fer front a tots els pagaments que cal abonar pel bon funcionament i manteniment de la finca.

Una part fonamental en la comptabilitat d’una comunitat de propietaris són els comptes bancaris i hi ha diverses possibilitats a l’hora de crear-los i gestionar-los. Vegem les principals característiques de les diferents opcions.

Les comunitats de propietaris no estan obligades a tenir un compte bancari

És important tenir en compte que les comunitats de propietaris poden disposar o no del seu propi número de compte bancari, segons decideixin els veïns que la componen.

En el cas que la comunitat disposi d’un compte, el titular sempre serà la mateixa comunitat de propietaris amb els seus autoritzats respectius.

Una altra opció és que la comunitat no disposi de compte bancari propi. Si aquest és el cas, llavors pot operar amb el compte de l’administrador de la finca, sent aquest el titular d’aquest compte.

Així doncs, en funció d’aquestes dues possibilitats podem trobar-nos amb diferents tipus de gestió pel que fa a comptes bancaris de comunitats de propietaris.

Compte conjunt o mancomunat

Es tracta d’un compte amb dos o més titulars representants de la comunitat, compartint aquesta titularitat amb l’administrador de la finca.

En aquest cas, l’administrador podrà visualitzar el compte però no podrà fer moviments sense el consentiment de tots els titulars, sent obligatòria la signatura de tots ells per realitzar qualsevol operació.

No obstant això, aquesta opció pot ser configurable ja que hi ha la possibilitat de definir una quantitat màxima de diners a implicar en una operació o establir quin tipus d’operacions es poden fer sense que siguin necessàries totes les signatures.

• Pros: la comunitat ha de validar tots els pagaments que es facin, per la qual cosa té el control del compte i coneix cadascun dels seus moviments.
• Contres: si els titulars del compte no tenen massa temps o no estan interessats en temes de la comunitat, pot provocar seriosos retards a l’hora de pagar factures.

Compte indistint o solidari

En aquest cas estem parlant d’un compte amb diversos titulars que, a diferència del compte conjunt o mancomunat, necessita una única signatura de qualsevol dels titulars per autoritzar qualsevol operació com retirar fons, fer ingressos, fer transferències o emetre xecs.

• Pros: la comunitat coneix cadascun dels seus moviments.
• Contres: cal confiar plenament en tota la Junta Directiva representant de la comunitat per evitar fraus o possibles desviaments de moviments.

Compte únic

La comunitat no disposa de compte bancari i opera amb el compte bancari de l’administrador de la finca, que n’és el titular.

La comunitat autoritza l’administrador a gestionar i operar els moviments i no és necessària la signatura del representant de la comunitat.

Aquest sistema és el més utilitzat a la Unió Europea, on el fan servir fins a un 75% de les comunitats de propietaris existents. A França, per exemple, és l’únic sistema que existeix avui dia.

• Pros: la gestió és més àgil i ràpida i s’evita la possibilitat que un dels autoritzats s’apropiï dels diners indegudament. A nivell econòmic, com a avantatges afegits, la comunitat no haurà de pagar cap tipus de comissió bancària i, en cas d’urgència, es poden evitar problemes de pagaments a proveïdors. El compte únic és verificat diàriament, per la qual cosa les despeses i els ingressos solen estar al dia, essent possible saber en tot moment l’estat de morositat d’una finca o quines factures periòdiques es troben pendents de cobrament.
• Contres: si es vol tenir control diari dels moviments de la comunitat, en aquesta modalitat no és possible ja que hi està inclòs el saldo de totes les comunitats.

La figura de l’autoritzat com a peça clau

Els comptes bancaris de les comunitats de propietaris operaran sempre sota la figura de l’autoritzat, peça clau a tot aquest engranatge, ja que disposa dels avantatges del titular i pot controlar el compte.

És important destacar que malgrat que l’autoritzat pot fer tota mena d’operacions financeres (prèvia autorització del titular) el que no podrà fer mai és cancel·lar un compte bancari.

Es poden establir límits d’operativa per als autoritzats, com ara establir una quantitat màxima de retirada de diners.

Què passa amb els autoritzats quan hi ha canvi de Junta Directiva?

Quan hi ha canvi de Junta Directiva s’han d’actualitzar els autoritzats, presentant l’acta de nomenament juntament amb els DNI a l’entitat bancària amb què s’opera.

Pot semblar un tràmit senzill però aquesta tasca pot ser complicada ja que, depenent del banc, hauran d’acudir a signar totes les persones implicades, tant de la junta sortint com de l’entrant, de manera que s’exigeixi la presència de tots els autoritzats per signar i autoritzar el canvi de presidència a la mateixa oficina bancària el mateix dia a la mateixa hora, cosa que pot ser difícil de quadrar.

Alguns bancs requereixen la presència de tots els autoritzats, tant sortints com entrants, el mateix dia i hora a la seva oficina per actualitzar els autoritzats del compte.

Documents necessaris per obrir un compte comunitari

Si a la Junta de Propietaris la comunitat decideix obrir un compte bancari s’haurà d’aportar pel tràmit l’acta d’aquesta junta a més de la documentació següent:

• Escriptura de constitució de la comunitat.
• DNI’s de les persones que s’hagin d’inscriure com a autoritzats al compte de la comunitat.
• Acta de la comunitat de propietaris en què s’acrediti a quines persones s’escull perquè constin com a autoritzades al compte a crear.
• NIF de la Comunitat de Propietaris (Identificació Fiscal).

El tràmit d’obertura d’un compte bancari s’ha de fer de forma presencial, així com el canvi de signatures en canvis de presidència posteriors.

Cal destacar també que les entitats bancàries no poden proporcionar dades telefònicament, per la qual cosa si cal conèixer el saldo del compte s’haurà de fer de manera presencial en alguns casos.

D’altra banda, si es vol simplificar l’operativa i contractar els serveis d’un banc que operi només per Internet cal tenir en compte que és habitual que aquest tipus de bancs no admetin la creació de comptes per a comunitats de propietaris.